Die vier Schritte des CIRS-Prozesses

 
CIRS-Prozess
 

 

 
1 Anonyme Ereignismeldung
Der meldende Mitarbeiter greift auf den CIRS-Bogen bequem über den Webbrowser zu. Neben der Beantwortung standardisierter Pflichtfragen kann er das Ereignis durch zusätzliche Informationen genauer beschreiben. Zudem besteht die Möglichkeit, Bilder und andere Dateien hinzuzufügen. Nach dem Ausfüllen wird der CIRS-Bogen anonym gesendet. Gleichzeitig wird dem Mitarbeiter eine Vorgangsnummer mitgeteilt, um bei Bedarf den Bearbeitungsfortschritt zu verfolgen oder (anonym) zu kommentieren. Die abgegebene Meldung kann zusätzlich als PDF gespeichert werden.
 
     
2 Ereignisbewertung und -analyse
Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) des jeweiligen Meldekreises wird vom System automatisch über den Eingang neuer Meldungen informiert. In einem ersten Schritt anonymisiert er diese und stellt so für Berichtende, betroffene Patienten und alle anderen am Ereignis beteiligten Personen deren Anonymität sicher. Durch die sich anschließende Analyse wird das Risikopotenzial der vorliegenden Meldung ermittelt und im Zuge der Auswertung der jeweils angemessene Handlungsbedarf definiert.
 
     
3 Ereignisverfolgung und Maßnahme
Abhängig vom ermittelten Handlungsbedarf wird das Ereignis eingehender untersucht. Falls notwendig oder wünschenswert, kontaktiert der zuständige QMB die betreffende Fachabteilung oder das entsprechende Personal und koordiniert den weiteren Prozess. Bereits in dieser Phase ist die Meldung im Veröffentlichungsbereich einsehbar, und der Bearbeitungsfortschritt kann kommentiert werden. Die Mitarbeiter erhalten somit ein direktes Feedback sowie Informationen über den aktuellen Status ihrer Meldungen. Wurden beispielsweise konkrete Maßnahmen durch das Risikomanagement erarbeitet, können diese in Risikous dokumentiert und ausgewählte Fälle in einer CIRS-Arbeitsgruppe unter Maßgabe der Anonymität präsentiert werden.
 
     
4 Berichterstattung
Das Reporting beinhaltet im Kern die statistische Auswertung der gesammelten CIRS-Daten. Alle erzeugten Berichte werden dabei grafisch ansprechend und in hoher Qualität in Form von druckfähigen Diagrammen, PDFs oder Excel-Dokumenten für Mitarbeiter des Risikomanagements zur Verfügung gestellt. Die Auswertungen können an entsprechender Stelle veröffentlicht werden und informieren über die aktuelle Beinahefehler-Situation oder bilden die Grundlage für spezifische Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen bzw. für die Anpassung und Optimierung von Prozessen.